第一作者 北京三星九千認(rèn)證中心 寇雷
第二作者 北京神舟時代認(rèn)證中心 張莉
2011年8月11日
在目前的審核過程中，有相當(dāng)一部分審核員乃至高級審核員，對現(xiàn)場見證評價審核活動的目的和意義理解、認(rèn)識不到位；尤其在現(xiàn)場見證審核計劃的編制過程中，更是存在不少錯誤的理解和認(rèn)識，對現(xiàn)場見證審核計劃編制的要求掌握不全面，常常導(dǎo)致后續(xù)的現(xiàn)場見證審核活動有效性不好或起不到應(yīng)有的作用。
在GB/T19011-2003《質(zhì)量和(或)環(huán)境管理體系審核指南》標(biāo)準(zhǔn)的7.6“審核員的評價”條款中，明確提出了：“應(yīng)當(dāng)根據(jù)審核方案程序，對審核員和審核組長的評價進(jìn)行策劃、實施和記錄，以提供客觀、一致、公正和可信的結(jié)果”的要求�！�
在《質(zhì)量管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2版 (修訂1))》、《環(huán)境管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2版)》和《職業(yè)健康安全管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》的3.3.1條款中，也均對質(zhì)量管理體系(以下簡稱QMS)、環(huán)境管理體系(以下簡稱EMS)和職業(yè)健康安全管理體系(以下簡稱OHSMS)審核員注冊申請人和高級審核員注冊申請人的審核現(xiàn)場見證評價提出了明確的要求。
由此可見，對QMS、EMS、OHSMS審核員或高級審核員申請人實施現(xiàn)場見證評價的目的，是通過見證評價人員對申請人在整個審核過程中的表現(xiàn)，對其個人素質(zhì)、審核原則、審核技能、組織管理能力等情況進(jìn)行客觀的觀察和評價，對申請人是否適宜注冊審核員或高級審核員做出評價結(jié)論；這是審核員成長過程中不可或缺的重要環(huán)節(jié)。
同時，現(xiàn)場見證活動還能夠使被見證人員從中獲取見證評價的反饋信息，以便對自己的審核過程進(jìn)行思考和適當(dāng)?shù)恼{(diào)整，促進(jìn)見證評價過程有效性的提高。
在此，筆者謹(jǐn)以多年的審核經(jīng)驗和對相關(guān)規(guī)則的理解，對現(xiàn)場見證評價審核計劃的編制思路、方法和要點做一些探討。
一、對審核員申請人、高級審核員申請人的見證要求：
對各級別審核員的審核條款、審核技能和審核過程的見證要求見表1：
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見證要求 |
審核員申請人 |
高級審核員申請人 |
依據(jù) |
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審核條款 |
GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001 標(biāo)準(zhǔn)所有條款 |
不涉及GB/T19001、GB/T24001、GB/T28001標(biāo)準(zhǔn)的具體條款。 |
《質(zhì)量管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版 (修訂1))》、《環(huán)境管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》和《職業(yè)健康安全管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》的 |
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審核技能 |
1、正確運用審核原則、程序和技術(shù)； 2、根據(jù)審核計劃的分工對審核活動進(jìn)行有效的策劃和組織，并按商定的時間表進(jìn)行審核； 3、優(yōu)先關(guān)注重要問題； 4、通過有效地面談、傾聽、觀察和對文件、記錄和數(shù)據(jù)的評審來收集信息； 5、驗證所收集信息的準(zhǔn)確性； 6、形成審核發(fā)現(xiàn)，準(zhǔn)備審核結(jié)論； 7、確認(rèn)審核證據(jù)的充分性和適宜性以支持審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論； 8、評定影響審核發(fā)現(xiàn)和結(jié)論可靠性的因素； 9、準(zhǔn)確判定質(zhì)量管理體系、環(huán)境管理體系、職業(yè)健康安全管理體系的適宜性、充分性和有效性； 10、使用工作文件記錄審核活動； 11、通過個人的語言技能或通過翻譯人員有效地溝通。 |
1、對審核進(jìn)行總體策劃并在審核中有效地利用資源； 2、代表審核組與審核委托方和受審核方進(jìn)行溝通； 3、組織和指導(dǎo)審核組成員開展審核工作； 4、為實習(xí)審核員提供指導(dǎo)和指南； 5、領(lǐng)導(dǎo)審核組得出審核結(jié)論； 6、預(yù)防和解決沖突； 7、編制和完成審核報告； 8、主持首次、末次會議。 |
1、QMS：《質(zhì)量管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版 (修訂1))》中 2、EMS:《環(huán)境管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》中 3、OHSMS：《職業(yè)健康安全管理體系審核員注冊準(zhǔn)則(第2 版)》中 |
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審核過程 |
1、現(xiàn)場審核活動的準(zhǔn)備； 2、現(xiàn)場審核活動的實施 |
1、文件評審的實施； 2、現(xiàn)場審核活動的準(zhǔn)備； 3、現(xiàn)場審核活動的實施； 4、審核報告的編制、批準(zhǔn)和分發(fā) |
GB/T19011-2003標(biāo)準(zhǔn) |
不是所有的審核項目都適宜用來作為現(xiàn)場見證評價項目的，見證項目對審核類別和審核類型都有具體的要求；詳見表2。
表2 見證項目對審核類別和審核類型的要求
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被見證 人 員 |
審核類別 |
審核類型 |
備 注 |
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單個或多個完整體系審核 |
單個或多個部分體系審核 |
完整體系審核 + 部分體系審核 |
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審核員 申請人 |
適用 |
適用 |
適用 |
1、第三方審核經(jīng)歷； 2、第二方審核經(jīng)歷，應(yīng)從CCAA承認(rèn)的二方審核機(jī)構(gòu)獲得； 3、認(rèn)可、評審、評價經(jīng)歷，應(yīng)從CCAA承認(rèn)的認(rèn)可、評審、評價活動中獲得。 |
1、任何體系一階段的審核都是不適宜用來進(jìn)行見證的； 2、盡管部分體系審核項目可以用來對審核員申請人實施見證，但在審核資源充足的情況下，不是最優(yōu)選項； 3、適宜時，應(yīng)： ①首選第三方審核經(jīng)歷； ②審核員申請人首選完整體系審核； ③審核員申請人參加被見證項目的一、二階段審核。 |
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高級審核 員申請人 |
適用 |
不適用 |
只適用于完 整體系審核 |
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三、審核計劃編制要點：
下面由簡入繁，分別對各級別審核員申請人見證審核計劃的編制要點予以說明。
3.1 審核計劃編制的通用要求：
3.1.1一般情況下，審核計劃編制的通用要求有以下幾個方面：
——計劃應(yīng)清楚表明是哪幾種管理體系結(jié)合，是何種類別的結(jié)合；
——審核的目的、依據(jù)準(zhǔn)則、審核領(lǐng)域、審核類型；
——審核的范圍，通常包括擬申請或已認(rèn)證范圍內(nèi)的所有產(chǎn)品/服務(wù)\過程和活動、組織單元及其實際位置，以及組織權(quán)限所轄的區(qū)域等；
應(yīng)注意的是，審核范圍不應(yīng)超出認(rèn)證客戶的營業(yè)執(zhí)照和涉及的法律法規(guī)所規(guī)定的范圍；
——審核的范圍，通常包括擬申請或已認(rèn)證范圍內(nèi)的所有產(chǎn)品/服務(wù)\過程和活動、組織單元及其實際位置，以及組織權(quán)限所轄的區(qū)域等；
應(yīng)注意的是，審核范圍不應(yīng)超出認(rèn)證客戶的營業(yè)執(zhí)照和涉及的法律法規(guī)所規(guī)定的范圍；
——受審核方的聯(lián)系人和管理者代表。
——進(jìn)行現(xiàn)場審核活動的日期和地點；
——審核組的組成以及審核日程的安排和審核分工等內(nèi)容；
——現(xiàn)場審核活動預(yù)期的時間和期限，包括與受審核方管理層的會議及審核組會議；
——審核組成員的分工和注冊級別；
——向?qū)徍说年P(guān)鍵區(qū)域配置的適當(dāng)資源（如專家）；
——一天工作時間不低于8小時，半天工作時間不低于4小時；
——審核組內(nèi)部審核分工合理，專業(yè)條款除應(yīng)安排專業(yè)審核員審核，還應(yīng)考慮受審核方產(chǎn)品實現(xiàn)過程的專業(yè)特點與審核員的專業(yè)特點相匹配；
——結(jié)合審核，確保單體系審核時間滿足要求；
——審核計劃應(yīng)基于過程做出安排；
——審核計劃應(yīng)包括現(xiàn)場審核抽樣方案的策劃。
適當(dāng)時，審核計劃還應(yīng)當(dāng)包括：
——當(dāng)審核工作和審核報告所用語言與審核員和（或）受審核方的語言不同時，審核工作和審核報告所用的語言；
——審核報告的主題；
——后勤安排（交通、現(xiàn)場設(shè)施等）；
——保密事宜；
——審核后續(xù)活動。
3.1.2對于監(jiān)督審核計劃和再認(rèn)證審核計劃，除上述通用要求外還應(yīng)包括：
——上次不符合項采取的糾正措施的驗證；
——管理體系持續(xù)改進(jìn)的策劃和進(jìn)展；
——管理體系的變更，包括文件的變化；
——投訴的處理（包括對投訴記錄的調(diào)閱）及相關(guān)方信息（國家地方抽查、曝光）。
3.2 審核員申請人的現(xiàn)場見證評價審核計劃：
受QMS審核的分工限制，審核員申請人無法在一次現(xiàn)場審核中完成GB/T19001全部條款的見證評價。
EMS、OHSMS則與QMS見證計劃不同，EMS或(和)OHSMS的現(xiàn)場見證評價審核計劃在策劃充分、分工合理的前提下，可以做到審核員申請人在一次現(xiàn)場審核中完成GB/T24001或(和)GB/T28001全部條款的見證。
審核員申請人現(xiàn)場見證評價審核計劃除了應(yīng)滿足3.1所述要求外，還應(yīng)關(guān)注以下要點，詳見表3。
表3 審核員申請人現(xiàn)場見證評價計劃編制
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體系 |
第一次 見 證 |
第二次 見 證 |
補(bǔ)充見證 或多次見證 |
編制要點 |
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個性要點 |
共性要點 |
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QMS |
專業(yè)條款（7.1、7.3、 |
第一次見證剩余的其他條款 |
前幾次見證剩余的條款或指定的需補(bǔ)充見證條款 |
1、當(dāng)審核員申請人或見證評價人員具備專業(yè)能力時，將其捆綁在一起進(jìn)行審核，即可滿足對專業(yè)條款的見證要求； 2、需要注意的是，鑒于相當(dāng)多的企業(yè)都刪減了標(biāo)準(zhǔn)的7.3條款，而按照目前CCAA的相關(guān)注冊要求，如不能將專業(yè)條款在一次見證中全部完成的話，就意味著有可能需要針對尚未見證的專業(yè)條款進(jìn)行第三次補(bǔ)充見證。 |
1、組長在策劃審核分工前，應(yīng)先和審核員申請人溝通，了解其是否已進(jìn)行過見證； 2、當(dāng)審核員申請人和見證評價人員均不具備專業(yè)能力時，可配備技術(shù)專家，將審核員申請人、見證評價人員和技術(shù)專家捆綁在一起進(jìn)行審核，也可滿足對專業(yè)條款的見證要求；但在某些情況下，這種情況是不適宜的，此時很容易造成審核深度不夠、審核不到位的情況；如建筑施工企業(yè)； 3、如審核員申請人、見證評價人員均不具備專業(yè)能力，組內(nèi)也未配備技術(shù)專家時，則只能見證非專業(yè)條款。 4、適宜時，在編制第一次見證計劃時，可盡量地多見證一些條款，而且不要拆分過程或部門(如僅安排對管理層的部分條款實施見證)，以利于后續(xù)見證計劃的安排。 |
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專業(yè)條款( |
當(dāng)審核員申請人或見證評價人員具備專業(yè)能力時，將其始終捆綁在一起審核專業(yè)條款主控部門和生產(chǎn)現(xiàn)場，同時審核包括領(lǐng)導(dǎo)層和 |
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OHSMS |
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QMS、EMS、OHSMS的任意組合 |
1、需同時滿足上述各項要求； 2、另外，為了同時滿足所有要求，可能會出現(xiàn)不得不拆分部門或條款的情況；例如在一個QMS+EMS+OHSMS的二階段審核中，為給申請人單獨見證EMS部分，將辦公室的QMS和OHSMS部分剝離出去，在其他時間段由其他審核員實施審核；這就意味著需要由兩個小組分別對辦公室進(jìn)行兩次審核。 |
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3.3 高級審核員申請人的現(xiàn)場見證評價審核計劃：
對高級審核員申請人的見證，主要是見證其對整個審核過程的控制能力，而不是對標(biāo)準(zhǔn)條款的理解程度。
對高級審核員申請人現(xiàn)場見證評價審核計劃除了應(yīng)滿足3.1所述要求外，還應(yīng)關(guān)注以下要點，詳見表4：
表4 高級審核員申請人現(xiàn)場見證評價計劃編制要點
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體系 |
編制要點 |
備注 |
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QMS或EMS 或OHSMS |
1、組內(nèi)除見證評價人外，還應(yīng)配備至少一名其他級別審核員； 2、適宜時，可以考慮將高級審核員申請人和見證評價人捆綁在一起審核一個部門，如領(lǐng)導(dǎo)層；此時無需考慮高級審核員申請人或見證評價人是否具備專業(yè)能力； 3、QMS+EMS+OHSMS結(jié)合審核時，可以通過在審核組設(shè)置大組長、小組長的方式給擔(dān)任小組長的申請人實施見證；例如：大組長為QMS+EMS組長，小組長為OHSMS組長，則可以安排對小組長實施OHSMS見證。 |
1、無論是QMS、EMS、OHSMS或其任意組合的完整體系結(jié)合審核，均可以安排對不同體系申請人的見證； 2、如果見證項目是某個體系的完整體系和其他體系的部分體系審核時，則只能對完整體系部分的內(nèi)容實施見證；例如：審核項目是QMS二階段+EMS監(jiān)督審核+OHSMS監(jiān)督審核，則只能對高級審核員申請人的QMS部分實施見證。 |
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QMS、EMS、 OHSMS的任 意組合 |
3.4 在一個結(jié)合審核項目中同時對審核員申請人和高級審核員申請人實施不同體系的見證：
在各種現(xiàn)場見證審核計劃中，真正難以編制的，是在一個結(jié)合審核項目中既發(fā)生對審核員申請人的見證，同時又要對高級審核員申請人進(jìn)行見證的情況。
此時，對審核員申請人、高級審核員申請人的審核條款、審核技能和審核過程的見證要求，以及審核計劃的編制要點均同前；要同時滿足對審核員申請人和高級審核員申請人的所有見證要求。
此類計劃的編制思路，是先難而后易；即首先考慮在滿足審核員申請人的見證要求的前提下，再滿足對高級審核員申請人的見證要求。
需要重點關(guān)注是，不能在同一個部門或過程的審核中，將審核員申請人、高級審核員申請人和見證評價人捆綁在一起審核；這樣的審核是無法實施見證活動的。
還需要注意的是，按照目前的相關(guān)要求，在一個多體系審核項目中同時對審核員申請人和高級審核員申請人實施相同體系的見證是不被接受的。
另外，按照過程審核方法的要求，在策劃審核時間安排時，審核時間應(yīng)確保審核深度，應(yīng)首先保證專業(yè)條款主控部門的審核時間，而不能一碗水端平，將時間和審核分工平均分配；對專業(yè)條款主控部門的審核用時和對非專業(yè)條款主控部門的審核用時肯定是不同的。
現(xiàn)場見證評價審核計劃編制的合理性、有效性和可操作性，直接關(guān)系到見證審核活動的有效性和被見證人員的見證結(jié)論，需要引起審核組長足夠的重視。
而審核組長編制現(xiàn)場見證評價審核計劃的水平，尤其是對現(xiàn)場見證審核計劃編制要點的把握，則需要一定的審核實踐的積累；這是一個在遵循相關(guān)要求的前提下，不斷地思考、提煉和總結(jié)，從量變到質(zhì)變的循序漸進(jìn)的過程。
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